Laboratoire de mesures physiques
Plateforme d'Analyse Chimique

Qualité-2

Le Laboratoire de Mesures Physiques a intégré la Démarche Qualité portée par l’Ecole Nationale de Chimie de Montpellier (ENSCM). En 2017, le LMP a obtenu le certificat AFNOR ISO9001:2008 pour les prestations de service. En juillet 2018, le certificat AFNOR ISO9001:2015 a été décerné.

Le LMP est ouvert à toutes les équipes de recherche rattachées à l’Université de Montpellier, ainsi qu’aux équipes extérieures (publiques ou privées) qui en feraient la demande (voir II. Modalités d’accès). Les demandes d’analyse (prestations) sont traitées par ordre d’arrivée et facturées selon une grille tarifaire votée en CA de l’Université de Montpellier après création d’un compte Client. Les échantillons sont déposés au LMP (site Triolet, bâtiment 17, rez-de-chaussée, CC010) ou envoyés par courrier en veillant à l’utilisation de dispositifs adéquats pour le transport sécurisé de matières chimiques.

Les horaires d’ouverture, la grille tarifaire, les consignes de sécurité et les engagements de la direction sont affichés à l’entrée du laboratoire.

Tout travail isolé est formellement proscrit.

Tout utilisateur se trouvant dans l’enceinte du laboratoire au-delà des horaires d’ouverture, ou lors de fermetures ponctuelles (congés, absences des personnels) affichées à l’entrée du laboratoire, doit impérativement être accompagné d’un personnel statutaire.

II.1. Demande d’analyse

Tout utilisateur doit soumettre au LMP une demande d’analyse selon les modalités suivantes :

  • Demandes directes (contact téléphonique, E-mail, visite) : ces demandes sont traitées par le personnel du LMP par ordre chronologique (date de dépôt de la demande) et aboutissent à des prestations d’analyse qui peuvent faire l’objet de procédures spécifiques (renseignement du formulaire de demande d’analyse, établissement d’un devis, élaboration d’un contrat de prestation de service ou de recherche avec le service concerné (DIPA) de l’Université de Montpellier).
  • Demandes dématérialisées (logiciel GRR : agenda/ calendrier de réservation à distance) : Ces demandes sont soumises au LMP par l’intermédiaire d’un outil de réservation en ligne accessible via le site web du Laboratoire (lmp.edu.umontpellier.fr, onglet RESERVATION). Cet outil de réservation est consultable en ligne pour tout utilisateur qui souhaite vérifier la disponibilité des instruments. Par contre, l’accès à la réservation en ligne via GRR n’est permis qu’aux utilisateurs habilités (voir Formations et habilitations). L’obtention d’une habilitation conditionne la création d’un compte Utilisateur sur GRR. Les réservations doivent être effectuées au moins 24h avant l’horaire du créneau demandé. Les réservations peuvent être annulées dans un délai maximum de 24h avant la date réservée. Toute réservation non utilisée sera facturée.

L’accès aux appareils est géré uniquement par les responsables techniques.

Aucun utilisateur n’est autorisé à accéder au parc instrumental du LMP sans habilitation préalable (voir IV. Formations et habilitations).

 

II.2. Dépôt des échantillons

Les échantillons pris en charge par les personnels techniques sont préparés à l’avance par l’utilisateur ou conditionnés par le personnel technique sous couvert d’informations adéquates renseignées sur le formulaire de demande d’analyse. L’analyse d’échantillons instables, la conduite d’expériences particulières (de type suivi cinétique, …) doivent faire l’objet de discussion et d’un accord préalable du responsable technique au cas par cas.

Les échantillons sont retournés aux utilisateurs qui le stipulent sur la fiche de demande d’analyse et stockés pendant une période d’un mois au-delà de laquelle l’échantillon sera détruit sans en informer le demandeur.

Tout échantillon introduit au LMP ne doit présenter aucune dangerosité.

 

II.3. Création d’un compte Client

Les demandes d’analyse et les échantillons afférents ne seront pris en charge par les personnels techniques uniquement après la création d’un compte Client (Annexe 3) par la gestionnaire du LMP. Des informations administratives et comptables sont demandées pour établir les facturations selon le profil de l’utilisateur déterminé en CA de l’Université (Tarifs A, B ou C de la grille tarifaire_Annexe 2).

La plateforme propose deux types de prestations, selon les besoins de l’utilisateur, dont les coûts sont explicités dans la grille tarifaire votée en CA de l’Université de Montpellier (Annexe 2) :

III.1. Prestation réalisée par le responsable technique de l’appareil :

  • L’utilisateur demande au responsable technique de réaliser des analyses nécessitant une expertise approfondie. Le responsable technique mettra tout en œuvre pour mener à terme la demande de l’utilisateur dans les délais les plus courts possibles selon la disponibilité des appareillages.
  • Dans certains cas nécessitant des développements de méthodes spécifiques hors des conditions d’utilisation habituelles des appareillages (mise au point méthodologique, optimisation des conditions opératoires, création de nouvelles expériences, rédaction de rapports d’analyse, …), ce travail pourra mener à une collaboration de Recherche. Dans ce cas, les travaux sont effectués par le responsable technique pour le compte de l’utilisateur. Un devis peut être établi et soumis à l’utilisateur pour approbation/modification, ou un contrat de recherche partenariale peut être établi entre le service de valorisation de l’Université de Montpellier (DIPA) et l’utilisateur (la confidentialité et la propriété intellectuelle sont alors définies de façon contractuelle).

III.2. Prestation réalisée par l’utilisateur habilité :

Le LMP met à disposition des équipements qui peuvent être utilisés de manière autonome par des utilisateurs ayant suivi une formation approfondie auprès du responsable technique de l’appareil (voir IV. Formations et habilitations).

On différenciera deux types d’accès selon la configuration des appareillages :

– Les appareillages en « libre-service avec habilitation » sont accessibles aux utilisateurs habilités sans réservation. Les expériences disponibles sur ces appareillages en libre-service sont normées et ne peuvent en aucun cas être modifiées/adaptées aux problématiques de l’utilisateur qui doit alors se référer aux personnels techniques afin d’être aiguillé vers la prestation d’analyse adéquate.

– Les appareillages à « accès restreint avec habilitation » destinés à des utilisateurs ayant de bonnes connaissances de l’appareillage et ayant obligation à disposer de tels équipements analytiques pour leurs recherches. Dans le cas d’un tel accès Recherche, les travaux sont effectués en autonomie par un chercheur habilité à la manipulation de l’instrument analytique, qui effectue ses expériences sans l’aide des personnels opérationnels/responsables techniques. Les réservations de l’appareillage procèdent du protocole usuel (voir II. Modalités d’accès).

 

Les appareillages destinés aux expériences de recherche menées par un chercheur habilité devront être réservés au moins 24h avant la date d’utilisation, la réservation devra être validée en amont par le responsable technique.

L’appareillage nécessaire aux expériences peut être immobilisé pour des périodes de durées variables allant de la demi-journée à une semaine en accord avec les responsables techniques.

TOUT UTILISATEUR HABILITE NE PEUT EN AUCUN CAS FORMER UN TIERS.

Aucune habilitation ne sera dispensée pour tout utilisateur effectuant une période de recherche inférieure à 2 mois au sein de l’Université de Montpellier (ou d’autres établissements de recherche).

Dans le cas où le demandeur doit suivre une formation dispensée par le responsable technique afin d’être habilité à l’utilisation d’appareillage en libre-service ou dans le cadre d’un accès restreint sur réservation (voir III.2. Prestation réalisée par l’utilisateur habilité), l’utilisateur s’engage à :

– suivre les formations préconisées et dispensées par le responsable technique.* Il s’engage également à suivre toutes les remises à niveau nécessaires.**

-se conformer aux procédures d’utilisation de chaque appareillage spécifiées dans les manuels mis à disposition.

– utiliser le matériel pour lequel la formation a été dispensée, à l’exclusion de tout autre.

-respecter l’état de propreté du matériel et de son environnement.

-signaler immédiatement au responsable technique tout dysfonctionnement constaté ou provoqué (casse, dérèglement d’un appareil, problème informatique…).

-utiliser obligatoirement les consommables proposés par le LMP pour les expériences standards.***

– utiliser exclusivement les postes de pilotage pour l’acquisition des données d’analyse. Il est formellement interdit d’en modifier la configuration, d’installer quelque programme que ce soit, ou d’en faire un usage autre que celui pour lequel il est prévu.

– réserver IMPERATIVEMENT un créneau horaire avant tout utilisation de l’instrument via l’agenda/calendrier de réservation (réservation à distance ou sur site). Il est possible de se désister, mais il est impératif de respecter la durée du créneau de réservation. Au-delà d’un délai d’une heure, toute réservation non utilisée sera réaffectée.

*Une personne habilitée ne peut en aucun cas former une autre personne.

** L’habilitation sera effectivement délivrée après vérification de l’acquisition des compétences à J+2. L’habilitation à utiliser un instrument est délivrée pour une période donnée à l’issue d’une formation spécifique à cet appareillage. Tout utilisateur n’ayant pas utilisé un équipement sur une période de 3 mois voit son habilitation suspendue. Pour retrouver cette habilitation, il doit suivre une formation complémentaire, permettant de vérifier qu’il possède toujours les compétences nécessaires pour l’utilisation de cet équipement. Un même utilisateur peut être habilité pour plusieurs instruments, mais la durée de validité de chaque habilitation est gérée indépendamment pour chaque utilisateur.

*** Tout utilisateur est responsable du matériel qu’il amène pour les expériences spécifiques. Toute pollution ou dommage sur les instruments par une mauvaise utilisation ou par l’utilisation d’un matériel inadapté aux instruments sera facturée à l’utilisateur.

Toute analyse effectuée est soumise à une grille de tarification établie au préalable, validée en CA de l’Université de Montpellier et affichée à l’entrée du LMP. Chaque prestation possède une tarification qui lui est spécifique (voir III. Prestations d’analyse). Ces tarifs sont disponibles à la demande des utilisateurs, et seront fournies par les responsables techniques. Le règlement des prestations se fait auprès de la gestionnaire du LMP. Pour certaines prestations, un devis pourra être proposé. La prestation d’analyse débutera à réception d’un devis signé ou d’un bon de commande émis par l’utilisateur et adressé au gestionnaire du laboratoire.

Les différentes parties, c’est-à-dire le directeur et les personnels du LMP, ainsi que les « responsables projet », se doivent de respecter une stricte confidentialité, tant vis-à-vis des projets déposés ou des résultats obtenus, que vis-à-vis de résultats d’autres utilisateurs, ou développement technologique, ou toute information qui pourrait être apprise de façon fortuite au sein du laboratoire.

VII.1. Connaissances propres des parties

Chaque partie restera propriétaire de ses connaissances propres. Les parties ne recevront aucun droit d’usage ni de propriété sur les connaissances propres appartenant aux autres parties du fait de l’utilisation des équipements du LMP.

VII.2. Résultats

Les résultats issus de l’utilisation des équipements du LMP sont la propriété de l’utilisateur qui les a générés dans le cadre d’une prestation.

Dans le cas où des résultats seraient issus d’une collaboration entre l’utilisateur et le personnel du LMP, ou dépasseraient le cadre d’une prestation, ces résultats feront l’objet d’un partage de propriété entre les parties, à hauteur des contributions humaines, matérielles, intellectuelles et financières de chacune des parties. Les parties décideront alors conjointement des modalités de protection, de répartition et d’exploitation desdits résultats dans le cadre d’un accord spécifique.

VII.3. Publications

L’utilisateur s’engage à mentionner le LMP dans toute publication et/ou communication scientifique utilisant des données obtenues avec les ressources du laboratoire, soit dans les remerciements, soit dans la liste des auteurs, selon la nature de la contribution du LMP en reportant les indications ci-dessous. Lorsqu’un personnel du LMP contribue à une publication scientifique en tant que co-auteur, il doit disposer de la publication pour apporter sa contribution (rédaction ou aide à la rédaction de la partie expérimentale qui concerne les expériences qu’il a menées au LMP, et relecture/correction du manuscrit avant soumission).

Citation du LMP dans les remerciements :

« Analyses were performed by the ‘Laboratoire de Mesures Physiques’, analytical facilities of Montpellier University. »

Citation d’un personnel du LMP dans la liste des auteurs d’une publication :

« Nom du personnel, LMP, Université de Montpellier, Montpellier, France »

Il est de la responsabilité du personnel du LMP de fournir les résultats aux utilisateurs, par le moyen de son choix (via un client FTP, par mail, etc…). La sauvegarde de ces données s’effectue sur un serveur interne, permettant le stockage des données sur une durée de 3 ans. Dépassé ce délai, les résultats d’analyses seront effacés. Les utilisateurs s’engagent à ne pas communiquer leur mot de passe ni à prêter leur compte à un tiers.

Pour des raisons de sécurité, il est impératif de respecter les règles de sécurité et le règlement intérieur de l’établissement d’accueil. Les consignes de sécurité sont affichées à l’entrée du laboratoire et l’assistant de prévention du LMP se tient à disposition pour fournir tout renseignement utile.

Tout échantillon analysé au laboratoire sera conservé 1 mois. A l’issue de ce délai, l’échantillon non récupéré par l’utilisateur sera détruit.

L’utilisateur s’engage à prévenir immédiatement un personnel du LMP présent en cas de problème ou dysfonctionnement, et à ne pas essayer d’intervenir lui-même. Tout dommage causé par une utilisation non-conforme du matériel devra être pris en charge par l’utilisateur.

Si l’utilisateur souhaite formuler des remarques ou émettre des suggestions, il peut le faire en contactant par écrit (courrier électronique) le directeur du LMP.